Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Arbeitnehmer
1. Verarbeitungsrahmen
1.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung verarbeiten wir folgende Daten bzw. Kategorien von Daten:
Stammdaten:
- Identifikationsdaten
- Anrede Geschlecht
- Adressdaten
- Bankverbindung
- Wohnadresse
- Gegenwärtige Arbeitsstelle
- Staatsangehörigkeit
- Berufliche Tätigkeiten
- Einwanderungsstatus
- Lohn- und Gehaltsdaten
- Einnahmen / Einkommen
- Schulden, (Lohn-)Pfändungen und Darlehen (einschließlich Gläubiger)
- Urlaubsdaten
- Einstellung / Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Renten/Pensionen
- Zusatzleistungen
- Zuwendungen
- Lohn / Gehalt / Bezüge
- Elterneigenschaft, Kinderfreibeträge
- Steuer-ID, Steuerklasse
- Konfession
- Kirchensteuerrelevante Religionsangaben
- Sozialversicherungsnummer
- Geburtsname sowie Geburtsort
- Geburtsdatum und Familienstand
- Zugehörigkeit zu Abteilungen, Betriebsstätten, Kostenstellen
- Angaben zu Kindern
- Mitgliedschaft in Krankenkasse / Berufsgenossenschaft
- Schwerbehinderung (mit entsprechendem Aktenzeichen)
- Personalnummer
- Gesundheitsdaten (bspw. Hygiene, Verbandbuch, Arbeitsunfälle)
Zusatzdaten:
- Qualifikationen
- Berufsqualifikation
- Berufserfahrung
- Funktionsbeschreibung
- Berufliche Entwicklung
- Mitarbeiterentwicklungsgespräche
- Konfektionsgröße bei Berufsbekleidung
- Firmenwagen (u. a. Kennzeichen, Listenpreis)
- Angaben zur Führerscheinklasse
- Bildaufzeichnungsdaten
1.2 Quelle der personenbezogenen Daten
Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.
Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung werden uns daneben aber auch Daten von Dritten übermittelt. Dies ist insbesondere bei Daten über die Sozial- und Krankenversicherung sowie Finanzdaten der Fall. In diesen Fällen erheben wir Daten insbesondere von Versicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- und Unfallversicherung bzw. Berufsgenossenschaft sowie dem Finanzamt.
1.3 Zwecke der Verarbeitung
Zwecke der Verarbeitung Ihrer Stammdaten sind:
- die Abrechnung von Lohn und Gehalt einschließlich Spesenabrechnungen
- die Erfassung der Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten, u.a. zur Führung eines Arbeitszeitkontos sowie der Abwesenheitsplanung
- die Personalaktenführung zur Verwaltung der Mitarbeiter unseres Unternehmens
- die Erfassung und der Nachweis der Durchführung von Schulungen und sonstigen Maßnahmen, insbesondere in den Bereichen Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, Geldwäsche, Hygiene und ähnlichen Gebieten
Die über die Stammdaten hinaus erhobenen Zusatzdaten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken:
Verarbeitungszweck | Datenkategorie |
Förderung der beruflichen Entwicklung | Qualifikationen |
Prüfung der Zugangs- und Zutrittsberechtigung | Name |
Organisation und Verwaltung von Dienstwagen, einschließlich der Dokumentation der Fahrtenbücher sowie der Verwaltung von Verwarnungs-, Buß- und Strafsachen | Firmenwagen (u. a. Kennzeichen, Listenpreis) |
Vorstellung unseres Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu Marketingzwecken in Print- und elektronischen Medien | Name |
Ausstattung mit Berufsbekleidung | Konfektionsgröße |
1.4 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Stammdaten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies
- für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder
- nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder
- zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus
- einem Gesetz oder
- einem Tarifvertrag,
- einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten
erforderlich ist.
Nicht für die Vertragserfüllung erforderliche Daten (Zusatzdaten) erheben wir auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei wir hinsichtlich der Einzelheiten unseres berechtigten Interesses an der Datenverarbeitung auf die nachfolgende Ziffer verweisen.
Daneben stützen wir die Datenverarbeitung aber auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichten treffen. Dies ist beispielsweise im Hinblick auf Meldepflichten gegenüber Einzugsstellen, d.h. insbesondere Kranken- und Rentenversicherungen oder einer Berufsgenossenschaft, aber auch im Hinblick auf Meldungen an die Finanzverwaltung der Fall.
Eine Veröffentlichung von Bildaufzeichnungsdaten Ihrer Person erfolgt nur auf Grundlage Ihrer freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 (2) BDSG.
1.5 Bereichtige Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Als unsere berechtigten Interessen kommen in Betracht:
- Zutrittskontrollen zu unseren Standorten;
- Weiterbildungsmanagement;
- Betrugsprävention;
- Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
- die Sicherung einheitlicher Qualitätsstandards innerhalb unserer Unternehmensgruppe;
- den Abschluss von Versicherungen, insbesondere über die Leistung bei Eintritt eines Versicherungsfalls (Betriebsunterbrechungs- / Betriebsausfallversicherung, Betriebsinhaltsversicherung, Vermögensschadenshaftpflichtversicherung);
- für uns tätige Rechtsvertreter
1.6 Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss
Die vorstehend genannten Stammdaten sind für den Abschluss eines Arbeitsvertrages oder die Begründung eines sonstigen Beschäftigungsverhältnisses, ggf.. ergänzt um entsprechende Dienst- bzw. Arbeitsanweisungen, zwingend erforderlich. Darüber hinaus erhobene Zusatzdaten sind zur Organisation des Unternehmens dringend erforderlich.
1.7 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Bei uns werden keine automatisierten Leistungsüberwachungs- oder -bewertungssysteme eingesetzt.
Stand: 30.03.2020
